Zeiterfassung im Handwerksbetrieb: Baustelle statt Bürostuhl

Die meisten Zeiterfassungssysteme werden für Büros entwickelt: ein Gerät am Empfang, ein Chip oder ein PIN-Code, fertig. Auf dem Bau, im Ausbau oder bei der Haustechnik funktioniert dieses Modell nicht — und zwar nicht, weil Handwerker technikscheu wären, sondern weil die Grundannahme falsch ist.

Warum das Terminal an der Wand scheitert

Ein Stempelterminal setzt voraus, dass jeder Mitarbeiter morgens am selben Ort vorbeikommt. In vielen Betrieben stimmt das nicht mehr: Kolonnen fahren direkt zur Baustelle, Monteure starten beim ersten Kunden des Tages, der Firmensitz wird höchstens einmal die Woche für Material angefahren. Wer dann trotzdem ein Terminal anschafft, bekommt am Monatsende entweder Lücken in der Erfassung oder eine Kolonne, die morgens einen Umweg über den Betriebshof fährt — nur um zu stempeln.

Das zweite Problem: Ein Terminal erfasst wann jemand da war, aber nicht wofür. Für die Lohnabrechnung reicht das vielleicht. Für die Frage, ob ein Auftrag noch im Kalkulationsrahmen liegt, nicht.

Das Wochenzettel-Prinzip

Der klassische Papier-Stundenzettel hat einen Grund, warum er sich im Handwerk jahrzehntelang gehalten hat: Er folgt dem Mitarbeiter, nicht umgekehrt. Jeder trägt am Ende des Tages oder der Woche ein, wann er wo angefangen und aufgehört hat — unabhängig davon, ob das auf der Baustelle, im Auto oder abends am Küchentisch passiert.

Digitale Zeiterfassung fürs Handwerk sollte genau dieses Prinzip übernehmen, nur ohne die Nachteile von Papier: Statt eines Zettels pro Woche und Mitarbeiter trägt jeder seine Zeiten direkt im Handy ein — als installierbare App, die auch bei schlechtem Empfang auf der Baustelle funktioniert und erst synchronisiert, wenn wieder Netz da ist. Der Unterschied zum Terminal: Es gibt keinen festen Erfassungsort. Die Erfassung kommt zum Mitarbeiter, nicht der Mitarbeiter zur Erfassung.

Was bei der Auftragszuordnung wichtig wird

Sobald Zeiterfassung nicht mehr nur „wann“ beantworten muss, sondern auch „für welchen Auftrag“, wird eine zweite Frage wichtig: Wer war heute überhaupt wo eingeteilt? Ohne einen Einsatzplan im Hintergrund trägt jeder Mitarbeiter seine Auftragszuordnung frei Hand ein — mit allen Tippfehlern und Erinnerungslücken, die das mit sich bringt. Verknüpft man Zeiterfassung dagegen mit dem Einsatzplan, muss der Mitarbeiter nur noch bestätigen, dass er tatsächlich dort war, wo er eingeplant war — und die Stunden landen automatisch beim richtigen Auftrag. Der nächste Artikel in diesem Ratgeber geht auf diesen Zusammenhang zwischen Planung und Erfassung genauer ein.

Der Umgang mit Fahrtzeiten

Kaum ein Punkt sorgt in der Praxis für so viel Diskussion wie Fahrtzeiten: Zählt die Fahrt vom Betriebshof zur ersten Baustelle als Arbeitszeit? Und die Fahrt zwischen zwei Baustellen am selben Tag?

Rechtlich kommt es auf die vertragliche und tarifliche Regelung im jeweiligen Betrieb an — das ist nicht pauschal beantwortbar und keine Frage, die dieser Artikel abschließend klären kann. Was sich aber unabhängig von der rechtlichen Bewertung technisch klären lässt: Eine gute mobile Zeiterfassung sollte Fahrtzeit als eigene, erkennbare Kategorie neben der eigentlichen Arbeitszeit am Auftrag führen — nicht vermischt in einer einzigen Gesamtstundenzahl. So bleibt für die Lohnabrechnung nachvollziehbar, welcher Anteil wofür angefallen ist, egal wie die Frage im Einzelfall rechtlich beantwortet wird. Bei Unsicherheit zur konkreten vertraglichen Regelung hilft ein Blick in den anwendbaren Tarifvertrag oder ein Gespräch mit der Innung weiter.

Monatsblatt statt Zettelstapel

Am Monatsende steht der Betrieb vor derselben Aufgabe wie mit Papier: Alle Stunden müssen zusammengeführt, geprüft und für die Lohnabrechnung aufbereitet werden. Der Unterschied zur Zettelwirtschaft liegt darin, dass ein digitales Stundenkonto pro Mitarbeiter automatisch aufsummiert, Überstunden sichtbar macht und als geordnetes Monatsblatt exportierbar ist — statt dass jemand im Büro dreißig handschriftliche Zettel abtippt.

Für Betriebe, die noch nicht so weit sind, aber trotzdem sauber und rechtssicher auf Papier erfassen wollen, gibt es weiter unten in diesem Ratgeber eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage zum Download.